Beim E-Invoicing hinken Unternehmen hinterher

Wer auf elektronische Rechnungen umsteigt, spart Papier, Porto und bekommt sein Geld schneller. Eigentlich sollte sich E-Invoicing also durchsetzen. Laut einer Umfrage der deutschsprachigen SAP-Anwendervereinigung DSAG sieht es danach aber nicht aus: Die Wirtschaft hinkt bei der elektronischen Rechnung hinterher, obwohl die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen stehen. Deutsche Bundesbehörden nehmen bereits seit Ende 2020 Rechnungen nur noch elektronisch entgegen. Die Bundesländer folgen. Laut der DSAG-Umfrage haben 66 Prozent der befragten 145 Unternehmen eine Lösung zur Erstellung elektronischer Rechnungen im Einsatz. Knapp 20 Prozent planen sie gerade. Lediglich 52 Prozent haben allerdings auf diese Art erst maximal 100 Rechnungen verschickt.

Im März dieses Jahres hat die DSAG eine Online-Umfrage zur Umsetzung von elektronischen Rechnungen in den Formaten XRechnung, Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) durchgeführt. Befragt wurden Teilnehmer von DSAG-Veranstaltungen zur elektronischen Rechnung zwischen 2018 und 2020, also eine Zielgruppe, die sich bereits mit diesem Thema beschäftigt hat. Geantwortet haben 145 DSAG-Mitglieder aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Formatvielfalt hemmt die Digitalisierung

„Die verschiedenen XRechnung-Lösungen im Bund und den Bundesländern schaffen eine Vielfältigkeit, die in der EU einzigartig ist“, erläutert Colin Blöcher, Sprecher der Arbeitsgruppe Electronic Invoicing & Realtime Reporting bei der DSAG. „Genau dies hemmt den entscheidenden Schritt hin zur Digitalisierung.“ Selbst große Konzerne und untergeordnete Landesbehörden verlangen unterschiedliche Versandwege wie E-Mail, De-Mail, FTP oder das E-Invoicing-Portal Peppol. Andere EU-Länder haben dies laut Blöcher deutlich effizienter und damit kostensparender für Unternehmen gelöst.

18 Prozent der befragten Unternehmen haben die SAP-eigene Lösung SAP Document Compliance im Einsatz. Mit ihr lassen sich XRechnungen in SAP ERP und SAP S/4HANA erstellen und über Peppol, E-Mail oder ZUGFeRD  versenden. Etwa 55 Prozent der Befragten verwendet Partnerlösungen innerhalb oder außerhalb ihres SAP-Systems. Für den Versand nutzt mit eine Mehrheit von 52 Prozent die E-Mail. Es folgen mit 25 Prozent der Upload über öffentliche Portale (ZRE des Bundes, OZG-RE der Bundesdruckerei), Peppol (22 Prozent), ZUGFeRD (20 Prozent) und Portale von Drittanbietern (12 Prozent).

Eine Versandbestätigung bietet nur Peppol

Peppol agiert technisch wie ein Einschreiben mit Rückschein. Alle anderen Versandarten bieten diese Funktion zurzeit nur bedingt oder gar nicht an. „Dem Versandweg Peppol gehört die Zukunft, da Unternehmen und Behörden auf diese Weise schlanke Prozesse realisieren und wirklich Kosten einsparen können“, prognostiziert Bernd Nowack, stellvertretender Sprecher der Arbeitsgruppe Rechnungswesen bei der DSAG. „Die anderen Transportarten in Kombination mit entsprechenden Formaten treiben IT- und Prozesskosten in die Höhe, denn sie erfordern wegen des unsichereren Transports eine strenge Kontrolle und gegebenenfalls Nacharbeiten.“

Lediglich 13 Prozent der von der DSAG befragten Unternehmen erkennen aktuell ein Potenzial für die XRechnung. Den SAP-Fachkräften in den Betrieben steht bei elektronischen Rechnungen noch eine Menge Arbeit bevor: sie müssen Unternehmen zunächst beraten, welches Format und welcher Versandweg für sie am besten passt, dann die dazugehörige Lösung implementieren und schließlich die Anwender überzeugen, dass sich deren Einsatz lohnt. Wer als SpezialistIn seine aktuelle Position verbessern möchte, der findet ein riesiges Stellenangebot vor. Die Job-Matching-Plattform der Personalberatung duerenhoff Now erleichtert den Überblick, weil damit das aufwändige Klicken durch eine Vielzahl angebotener Positionen entfällt. Die SAP-Fachkräfte nennen ihre Erfahrungen und Präferenzen und bekommen dann ausschließlich Angebote, die gut für sie passen.

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